La signification de « délai d'exécution » peut varier selon le secteur, la fonction et les circonstances. Examinons le « délai d'exécution » en général et étudions les différentes méthodes par lesquelles vous et votre entreprise pouvez atteindre des délais d'exécution rapides pour vos clients et d'autres projets.
La signification générale de « délai d’exécution » est la durée d’un processus depuis son lancement jusqu’à son achèvement.
En d'autres termes, lorsque vous démarrez une procédure, comme une tâche concrète à livrer comme la livraison d'un article, combien de temps faut-il pour terminer cette procédure ? Du début à la fin, cette durée est appelée « délai d'exécution ». Un délai d'exécution rapide ou court est bien plus souhaitable pour de nombreuses entreprises que des délais plus longs.
Dans différents secteurs et équipes, il existe des processus spéciaux qui sont évalués pour leur productivité et leur efficacité. Dans de nombreux cas, le délai d'achèvement a un impact direct sur le résultat net et peut entraîner des risques considérables. En minimisant le temps de traitement, les entreprises peuvent réduire les coûts de main-d'œuvre, pour ne citer que quelques avantages.
Réaliser des délais d'exécution rapides sans renoncer à la qualité est un objectif préférable qui vaut la peine d'être poursuivi. Certaines procédures critiques pour l'entreprise qui visent à obtenir des délais d'exécution rapides comprennent :
Soins médicaux fiables, soins individuels
Développement de nouveaux articles
Autorisation de prêts aux clients
Autorisation des demandes de financement en capital
Des processus de laboratoire efficaces
Dans tous les cas, la différence entre une résolution différée et une résolution rapide est importante et peut entraîner des résultats négatifs et des opportunités manquées. Ne pas avoir de délai d'action rapide peut entraîner des pertes financières pour votre service.
Le processus n'est ni documenté ni clair. Les processus sont manuels et nécessitent beaucoup de manipulations humaines. Les transferts de tâches sont flous ou mal gérés. La communication pendant la procédure est insuffisante. Les solutions sont séparées et dépassées.
L’efficacité n’est jamais déterminée ou mal mesurée, ce qui masque les problèmes.
Un travail de rénovation de processus peut révéler ces problèmes et lancer une initiative visant à réduire la durée des procédures, à réduire les délais d’exécution et à améliorer la précision, les performances, l’efficacité et l’expérience client/employé.
Une fois les goulots d'étranglement ou les erreurs identifiés, les points de départ à examiner sont les parties manuelles de vos opérations. Il peut s'agir de formulaires ou de documents papier, d'e-mails envoyés pour approbation, de données partagées, de feuilles de calcul utilisées pour le suivi, etc. Ce sont tous des signes de gestion pratique des informations et de prise de décision.
La simplification des procédures peut être obtenue rapidement en transférant les tâches manuelles vers un système de traitement automatique. Tout type de tâche qui adhère à un modèle défini ou qui peut être contrôlé par un raisonnement d'entreprise prédéfini est un candidat parfait pour l'automatisation.
L'automatisation améliore les délais d'exécution grâce à des outils automatisés qui minimisent les délais d'exécution. Pensez aux nombreux points qui peuvent retarder un travailleur humain dans le cadre d'un projet. D'autres tâches plus urgentes peuvent survenir. Les jeunes peuvent tomber malades et avoir besoin d'être pris en charge. Les escapades prévues peuvent perturber la routine. Un travailleur clé dans un fuseau horaire différent peut s'être retiré tôt pour la journée, les décisions de définition ne seront prises que le lendemain matin.
Ces retards se multiplient tous les jours et ont un impact sur la productivité globale. Lorsque Alan a quitté Betty, elle n'a pas pu transmettre les détails cruciaux à Charlotte à temps. Charlotte avait prévu une journée complète pour travailler sur le projet, mais en raison du retard de transmission, elle n'a pas obtenu les tâches requises avant le lendemain, lorsqu'elle avait des rendez-vous avec des conférences, et a donc pris du retard dans sa communication avec David.
Réaffectation des tâches de l'équipe.
Toutes ces fonctionnalités, intégrées à la logique de l'entreprise pour acheminer de manière appropriée les tâches et les demandes, garantissent une efficacité et un taux considérablement améliorés.
Le développement d'une procédure automatisée peut être réalisé par glisser-déposer. Une forme représente chaque tâche et peut être connectée à plusieurs autres tâches de la série appropriée (ou se ramifier vers une partie supplémentaire de la procédure) pour simuler les opérations du monde réel. Le simple fait de présenter l'ensemble de la procédure permet de la rendre immédiatement claire et de la faire débattre et critiquer par toutes les parties prenantes.
Lorsque les parties prenantes sont d'accord, la procédure appropriée peut être testée en temps réel. Une fois les tests réussis et les itérations terminées, la procédure peut être transmise aux équipes pour être utilisée sur le terrain.
Le système gère le processus en attribuant des tâches aux personnes appropriées et en envoyant des alertes, des rappels et des escalades si nécessaire, en modifiant la demande de papier, d'appels téléphoniques, d'e-mails, de feuilles de calcul et de conférences. Il s'assure que les tâches se déroulent sans problème, en lançant la tâche suivante une fois la précédente terminée, ce qui conduit à l'achèvement de l'ensemble du processus.