Le suivi des stocks est la procédure de gestion de l'activité et de l'activité de tous les biens physiques nécessaires à la production de biens dans le cadre du processus de fabrication. Cela commence par l'acquisition des composants et se termine par la vente de l'article.
Les stocks sont bien plus qu'un simple lieu de stockage des produits nécessaires à l'entreprise. Ils jouent un rôle crucial et en constante évolution dans le processus de production, impactant divers aspects de la procédure de service général tels que le traitement des commandes, l'organisation de la production, le suivi des approvisionnements et les opérations d'entreposage. Tout comme l'équipement, les stocks sont des biens importants qui nécessitent une surveillance attentive. Dans de nombreux cas, la valeur des approvisionnements peut même dépasser la valeur des machines de fabrication.
L'approvisionnement comprend une grande variété de produits et de transformations ou d'intégrations dans un produit final. Il peut s'agir de produits essentiels tels que des produits chimiques utilisés dans la production, ainsi que d'articles partiellement assemblés tels que des circuits imprimés et des boîtiers. La portée de la gestion des stocks couvre tout, de l'approvisionnement en matières premières à l'espace de stockage et à la circulation des produits finis, s'étendant aux articles qui sont encore en cours de fabrication. Selon le secteur ou les techniques de fabrication spécifiques, elle peut également inclure le suivi des articles en cours de fabrication, appelés travaux en cours.
La gestion des stocks est un élément indispensable de la gestion générale de la chaîne d'approvisionnement. Elle comprend la préparation et la réception des matériaux et des éléments nécessaires à la création des produits finis, ainsi que la gestion des espaces de stockage et des installations de stockage, ainsi que les processus commerciaux tels que la réception et la gestion des stocks, le suivi des transactions de stock, la documentation et le reporting des activités d'approvisionnement, la gestion des commandes et la préparation des commandes pour l'expédition, et bien plus encore.
La nature diverse et complexe des procédures contemporaines de fabrication et de distribution suggère qu'une approche unique pour le suivi des approvisionnements n'est pas possible. Si certaines performances de base, telles que le suivi de différents SKU tout au long de la chaîne d'approvisionnement, sont généralement importantes, diverses options excellent dans des contextes particuliers. Selon les besoins de l'entreprise, un système spécialisé de suivi des stocks ou un système de planification des ressources d'entreprise (ERP) complet peut être nécessaire. Différentes méthodes de gestion des stocks, notamment le juste-à-temps (JIT), la préparation de la demande de produits (MRP) et le point de commande/montant de commande (ROP/ROQ), peuvent être utilisées.
La méthode la plus efficace pour comprendre la valeur des stocks et disposer d'un système fiable et précis pour les gérer consiste à examiner les deux extrêmes opposés des niveaux d'approvisionnement équilibrés, des ruptures de stock et des surstocks. C'est là que réside l'un des principaux échecs des méthodes de gestion des stocks à l'ancienne, qui reposent sur des feuilles de calcul, des comptages sur papier et des saisies manuelles. Pour éviter les ruptures de stock ou les excédents, les méthodes standard n'ont que peu de moyens de maintenir les niveaux de stock à un niveau optimal souhaitable. En conséquence, les entreprises se retrouvent souvent à passer d'un extrême à un autre.
Ce va-et-vient entre stocks épuisés et excédentaires met en évidence les dangers d'une gestion des approvisionnements manuelle. Elle représente une perte complexe pour tout fournisseur ou représentant, mais elle peut être particulièrement néfaste pour le capital et la santé financière globale des PME. Elle met également en évidence l'importance d'une gestion des stocks fiable, précise et en temps réel.
D'autre part, un suivi fiable des stocks s'efforce de préserver au mieux la « zone de production ». Cette méthode simplifie non seulement les processus commerciaux et augmente les performances, mais réduit également les coûts. En préservant un approvisionnement équilibré en matériaux, les entreprises peuvent éviter des dépenses inutiles et n'allouer des fonds qu'en cas de besoin. De plus, elles peuvent payer le plus près possible du moment de l'acquisition, optimisant ainsi leur capital.
Maintenir cet équilibre permet aux entreprises de répondre en permanence aux demandes des consommateurs, ce qui se traduit par une plus grande satisfaction de ces derniers. Cela renforce par conséquent la crédibilité de l'entreprise et ouvre de nouvelles perspectives de croissance des services.
Une excellente gestion des approvisionnements est également essentielle à la santé financière à long terme d'une entreprise. En identifiant les tendances et la saisonnalité des approvisionnements avec un degré de précision plus élevé, le propriétaire de l'entreprise peut découvrir des pistes pour une meilleure gestion des prix et une innovation pour les nouveaux produits. De plus, ils peuvent proposer des solutions à valeur ajoutée et négocier des accords d'approvisionnement plus avantageux avec les fournisseurs.
La gestion manuelle des approvisionnements peut prendre du temps et être source d'erreurs. Des enregistrements d'inventaire incorrects peuvent perturber l'ensemble de vos procédures commerciales, entraînant d'importantes incohérences d'approvisionnement et des clients insatisfaits.
Heureusement, il existe de nombreux systèmes d’automatisation de la gestion des stocks. Un certain nombre d’entre eux sont économiques et faciles à mettre en œuvre dans votre pile technologique de commerce électronique existante.
Les outils d'automatisation de l'approvisionnement sont créés pour suivre et gérer en permanence vos stocks dans les réseaux de vente et les centres de distribution, afin qu'une organisation puisse maintenir un taux de rotation des stocks élevé et réduire les jours de vente en stock.
Avoir une approche d'approvisionnement permet une prise de décision beaucoup plus rapide, ce qui permet de s'adapter plus rapidement aux changements sur le marché. Plus la prévision des besoins est précise, mieux vous pouvez gérer votre approvisionnement quoi qu'il arrive.
Bien entendu, la prévision de la demande n'est jamais exacte à 100 %, mais en anticipant le niveau de demande que vous pourriez avoir à l'avenir, vous pouvez planifier à l'avance et augmenter ou diminuer votre investissement en stock en conséquence. En intégrant des stratégies d'approvisionnement telles que la prévision des besoins et le stock de sécurité, vous pouvez facilement maintenir des niveaux de stock idéaux pour répondre à la demande.